Ohne Software geht im Handwerk nichts mehr

Handwerker mit einem eigenen Unternehmen können ein Lied davon singen. Zusätzlich zu ihrer fachlichen Qualifikation benötigen sie heute vor allem kaufmännische Kenntnisse. Kunden- und Auftragsverwaltung, Projektregie, Warenwirtschaft und Buchhaltung nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Hinzu kommen Lohnabrechnungen und Personalorganisation. Nicht alle kleineren Handwerksbetriebe können sich dafür entsprechende Fachkräfte leisten. Wer das alles selbst realisieren muss, sollte sich einer professionellen Software bedienen.

Kundenbetreuung und Lagerhaltung optimieren

Solche Software verwaltet die Kundendaten, überwacht die Lagerhaltung und man kann mit ihr die gesamte Buchhaltung erledigen. Am besten sollte sie über entsprechende Tools zur Angebotserstellung und Rechnungslegung verfügen. Für Neukundenakquisition und Kundenbindung ist ein Serienbriefmodul von Vorteil, dass mit einem professionellen Textprogramm zusammenarbeitet. Handwerksbetriebe, die mit Fertigungsmaßen arbeiten, sollten zudem auf die Möglichkeit einer integrierten Aufmaßerstellung achten. Schnittstellen wie Datanorm oder Eldanorm garantieren die Verarbeitung von Materialdaten.

Am besten mehrgerätefähig

Ehe man sich für eine Software entscheidet, sollte man die eigenen Anforderungen genauestens definieren. Was benötigt man tatsächlich und regelmäßig, was selten oder nie. Die Kosten sind ein wesentlicher Faktor für die Auswahl. Es gibt Programme wie colmex, die online zur Verfügung stehen. Hier fallen monatlichen Nutzungsgebühren. Andererseits sind fest installierte Programme wie von Sage oder Lexware mit mehr oder weniger hohen einmaligen Kosten verbunden. Die Frage ist, mit welchen Kosten Updates ins Gewicht fallen. Auch die Bedienlogik und die grafische Gestaltung sollten die Entscheidung beeinflussen. Zusatztools wie ein Frankierservice können manche tägliche Verrichtung erleichtern. So etwas bietet beispielsweise das Programm Lexware financial office plus handwerk. Mit dieser Software lassen sich die Unternehmensdaten mit Smartphones, Laptops oder Tablets abrufen, so dass man unterwegs bei Kunden jederzeit über alle wichtigen Informationen verfügt.

Abends Aufwand und Nutzen checken

Falsch wäre es allerdings, von so einer Software Wunder zu erwarten. Die Präzision der Datenverwaltung hängt letztlich davon ab, wie regelmäßig und genau man selbst alle Daten erfasst. Nur wenn die Fakten auf dem neuesten Stand sind, gibt die Software präzise Auskunft über die reale Situation. Der abendliche Blick in das aktuelle Tagesergebnis kann dann von großem Nutzen für die weiteren Unternehmensentscheidungen sein. Als besonders hilfreich hat sich für kleinere Handwerksbetriebe die Kundenbewertung erwiesen. Oft stehen große zeitliche Investitionen für einen Kunden nur geringe Einnahmen gegenüber. Mit Hilfe einer solchen Software kann der Handwerker also sehr schnell feststellen, welche seiner Aktivitäten wirklich Umsatz und Gewinn steigernd zu Buche schlagen. Allein durch eine solche Funktion haben sich die Kosten für eine anspruchsvolle Verwaltungs- und Buchhaltungssoftware schon bald amortisiert. (Einen Überblick über verschiedene Handwerksprodukte erhalten Sie hier)